Ob Meeting, Workshop oder wissenschaftliche Tagung: Mit moderner Technik lässt sich heute vieles in den digitalen Raum verlegen - theoretisch. Praktisch stehen Ungeübte oft vor diversen Hürden: Die Technik macht Probleme, der fehlende physische Kontakt erschwert den Austausch, Störungen von außen lenken ab. Besonders herausfordernd ist, wenn sich die Teilnehmenden im Homeoffice befinden.
Was für Treffen im echten Raum gilt, gilt daher für virtuelle Treffen doppelt: Eine gründliche Vorbereitung aller Beteiligten ist das A und O. Doch was, wenn die ersten sich geistig verabschieden, sich vielleicht sogar fühlbar mit anderen Dingen beschäftigen?
Speziell bei längeren Formaten können regelmäßige Pausen das verhindern. Vielleicht sogar mit gemeinsamem Kaffeetrinken oder Mittagessen. Und selbst Bewegungsübungen lassen sich einbauen. Sie lockern Muskeln und Atmosphäre, fördern Motivation und Konzentration.
Vorkehrungen vor dem Start
Doch zu allererst sind ein paar Vorkehrungen zu treffen, um sich buchstäblich ins rechte Licht zu rücken und Störungen so gut es geht auszuschalten. Denn je besser alle ein paar Grundregeln beherzigen, desto angenehmer und entspannter verläuft das Treffen im virtuellen Raum. Das gilt besonders für Videokonferenzen, bei denen neben dem Moderator oder der Moderatorin alle Teilnehmenden im Bild sind.
Sich selbst ins rechte Licht rücken
Auch im Homeoffice sollte man sich natürlich so kleiden wie es dem Dresscode am Arbeitsplatz entspricht. Dabei zählt: Finger weg von gemusterten Blusen oder karierten Hemden. Sie können die anderen irritieren oder das Bild flimmern lassen.
Um vorteilhaft und gut sichtbar rüberzukommen, befindet sich die Kamera idealerweise auf Augenhöhe statt schräg von unten. Eventuell muss der Bildschirm oder das Laptop für die Dauer der Videokonferenz also etwas höher gestellt werden. Die primäre Lichtquelle - am besten Tageslicht durch ein Fenster - sollte parallel zur Kamera ausgerichtet sein.
Sehr wichtig, wenn auch etwas gewöhnungsbedürftig, ist der direkte Blick in die Kamera statt auf das eigene Monitorbild oder die Bilder der anderen. Das fördert die direkte Gesprächsatmosphäre und Konzentration der Zuhörenden.
Den Hintergrund im Blick haben
Auch für den Hintergrund sind ein paar Vorkehrungen ratsam. Was sehen die Beteiligten, wenn sie über meine Schulter blicken? Ein überquellendes Bücherregal? Ein unaufgeräumtes Büro? Eine vertrocknete Topfpflanze? Manchmal reichen bereits wenige Handgriffe oder eine leichte Drehung des Bildschirms, um sich im Büro oder selbst der eigenen Wohnung professionell darzustellen.
Ergonomie am Arbeitsplatz
Für das Arbeiten am PC gibt es wichtige Regeln zur Ergonomie von Tisch, Stuhl und Bildschirm. Sie beugen Verspannungen und Rückenschmerzen vor. Virtuelle Konferenzen führen dazu, dass noch mehr Zeit sitzend vor dem Bildschirm verbracht wird. Und verlagert sich die Arbeit ins Homeoffice, ist nicht immer ein ergonomisch optimaler Arbeitsplatz vorhanden. Dann ist es ratsam, nachzubessern. Worauf dabei zu achten ist, erfährt man zum Beispiel auf folgenden Seiten:
Störungen vermeiden und konzentriert tagen
Der Feind jedes virtuellen Meetings sind Störungen von außen. Das gilt besonders für das Arbeiten im Homeoffice. So banal das klingen mag: Wer sich bewusst macht, was er alles in Offline-Meeting oder -Tagung NICHT machen würde, erhält schnell eine Liste potentieller Störfaktoren, die zu vermeiden sind: Klingelnde Paketboten oder Telefone, vibrierende Smartphones, quengelnde Kinder, rasenmähende Nachbarn etc.
Sicherlich lassen sich Türklingel oder Smartphone-Benachrichtigungen leichter ignorieren oder stummschalten als Kinder. Doch fände die Konferenz außer Haus statt, müsste deren Betreuung ja ebenfalls jemand anderes übernehmen. So sollte es – wenn möglich - auch während des Online-Meetings sein. Haben Sie keine Betreuungsmöglichkeit, bereiten Sie eine Beschäftigung für die Kinder vor und informieren Sie die Konferenzteilnehmer offen über die Situation.
Ganz einfach lassen sich störende Nebengeräusche wie Papierrascheln oder Räuspern vermeiden, indem das eigene Mikrofon stummgeschaltet ist, wenn man nicht gerade selber reden möchte.
Und selbst wer nicht zu hören ist, ist zu sehen. Und selbst, was nicht zu sehen ist, lässt sich oft erahnen. Auch wenn die Versuchung bei längeren Sitzungen groß ist, sollte man daher nicht parallel Emails schreiben oder unter dem Tisch das Smartphone bedienen. Das ist nicht nur eine Frage des Respekts, sondern auch der Konzentration aller.
Auch zuhause bewegte Pause
Auch bei noch so disziplinierten Menschen lässt jedoch irgendwann die Konzentration nach. Der Körper verlangt nach Bewegung - zumal, wenn er sich längere Zeit möglichst ruhig vor dem Bildschirm verhalten soll. Es braucht also ausreichende Pausen. Die kann jeder für sich nutzen. Oder sie bieten Zeit und Raum für etwas Gemeinsames. Warum nicht zusammen ein paar Lockerungsübungen einlegen? Mutige Moderator*innen leiten diese selber vor der Kamera an. Alternativ eignet sich auch das Einbinden von kurzen Videos.
Zwischendurch trinken? Ja bitte!
Und wie sieht es mit der Verpflegung aus? Trinken ist sogar in kurzen Videokonferenzen erlaubt. Wie beim Sport hat man seinen Wasservorrat jedoch idealerweise schon vor dem Start aufgefüllt. Denn eine ausreichende Versorgung mit Flüssigkeit fördert eine klare Stimme, beugt trockenem Hals oder störendem Räuspern vor. So kann der Körper die Stimmlippen mit feinem Schleim versorgen, so dass sie optimal schwingen können.
Davon abgesehen schwächen schon leichte Wasserverluste die Konzentration oder verursachen Kopfschmerzen. Und das möchte man ja gerade in der Videokonferenz vermeiden.
Für das virtuelle Treffen sind Trinkwasser und kohlensäurearmes Mineralwasser ideal, auch ungesüßte Früchte- oder Kräutertees, zum Beispiel mit wohltuendem Salbei oder Thymian. Bei längeren Treffen liefern Fruchtsäfte oder Smoothies gleichzeitig schnell verfügbare Energie.
Zwischendurch essen? Das kommt darauf an!
Vor allem in Videokonferenzen, bei denen die Teilnehmenden zu sehen sind, wird Essen oft als absolutes No-Go genannt. Was in einem echten Meeting unauffällig nebenbei möglich ist, lenkt in einem virtuellen Meeting eher ab und sieht im schlimmsten Fall nicht schön aus.
Doch was, wenn das Ganze länger dauert oder sogar eine mehrtägige Webkonferenz ist? Dann können leichte Mahlzeiten und gesunde Snacks zugleich satt machen und das gefürchtete Suppenkoma verhindern.
Ob die jeder für sich in festgelegten Pausen genießt oder sich mehrere zum gemeinsamen Mittagessen oder zur Kaffeepause im virtuellen Raum treffen, ist Geschmackssache. Denn wie bei Workshops, Konferenzen oder Tagungen in der realen Welt, schalten die einen lieber mit einem Brötchen an der frischen Luft ab, während sich die anderen gerne beim Essen weiter austauschen.
Idealerweise lässt das Format Raum für alle Möglichkeiten und Bedürfnisse. Und am besten kommen solche Möglichkeiten schon in der Einladung zur Sprache. Dann haben alle die Chance, ihre gesunde Pausenverpflegung zu planen und vorzubereiten und müssen nicht auf die Notfallkekse in der Schreibtischschublade zurückgreifen.
Geeignete Speisen während der Webkonferenz
Perfekt für längeren Atem in der Konferenz sind Studentenfutter, selbstgemachte Müslikugeln, Vollkornkekse, Gemüserohkost zum Dippen oder mundgerecht geschnittenes Obst. Besonders wenn gemeinsames Snacken angesagt ist, eignet sich alles, was mit einem Bissen im Mund verschwindet. Aber bitte wieder den Ton ausschalten! Mit vollem Mund spricht man ja sowieso nicht.
Für die Mittagspause sind Salate ideal, die neben sättigenden Hülsenfrüchten, Kartoffeln, Reis oder Nudeln viel frisches Gemüse enthalten. Auch herzhafte Gemüsequiches, -muffins, Suppen oder Eintöpfe lassen sich gut vorbereiten, schnell aufwärmen und sogar vor der Kamera manierlich essen. Für manche Speisen gilt das weniger. Daher sind Blattsalate, reichhaltig belegte Sandwiches, Brötchen, Wraps oder gar Spaghetti keine gute Idee für das gemeinsame Essen im virtuellen Raum.
